Definicion de Control en una empresa

Para entender a que se refiere el control, es útil formular la siguiente pregunta:
¿Están guiados los esfuerzos administrativos a la realización deseada de los objetivos? Para responder a esta pregunta se necesita la evaluación de los resultados. Si los resultados no están dentro de los que razonablemente se espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluación y corrección, si es necesaria, constituye el trabajo del control administrativo.
La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con los planes. El control debe estar relacionado con las acciones actuales. En otras palabras, se refiere a una regulación de lo que esta sucediendo en el momento.

Importancia del Control

Aunque la función de control por lo general se halla en el último lugar de la lista de las funciones administrativas, es una de las responsabilidades básicas de un empresario que administra su negocio. En muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administración. Es la función que da significado y profundidad a las demás funciones. La importancia del control se basa en el hecho de que la labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada área funcional de la empresa. Aunque es el personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al empresario la responsabilidad de los resultados. Debe desarrollar y utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le permitirá saber en todo momento y sin contratiempos si el trabajo es adecuado.

El Control Aplicado a las Áreas Funcionales de la Empresa

El control, al igual que la planificación, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, según se relacione con actividades de producción, administración de personal, mercadeo y finanzas.

Área de Mercadeo

Es el control que examina la planificación de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.

Área Financiera

Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relación a la producción de ventas.

Área de Producción

Es el control que examina si se han producido los artículos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos.

Área de Personal

Este control evalúa las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicación de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral.

Formas de Control

Los medios que comúnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el desempeño del equipo al trabajo, son los siguientes:

Observaciones Personales

El método de observaciones personales significa ir al área de actividades y tomar nota de lo que se esta haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operación en general son los tipos de cosas que podrían observarse.
Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensación de satisfacción al ver que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempeñan.
El único inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le obliga a no entender adecuadamente el resto de sus funciones.

Reportes Verbales

Este medio de medir el desempeño se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de grupo. Por este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que también puede hacer sugerencias y ayudar en otra forma.
Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del método de observación personal, porque la información se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluación general del desempeño pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar cualquier malentendido o para obtener información adicional. Este tipo de control tiene la inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado.

Reportes Escritos

Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por escrito de las actividades llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una información permanente para su comparación o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos están complementados por los reportes verbales y las observaciones directas.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Control

1. Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar;
2. Realizar el control en el momento oportuno;
3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores;
4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.